Sistem Pelaporan Pelanggaran

Dalam upaya menerapkan dan meningkatkan kualitas Good Corporate Governance (GCG), KPEI memiliki sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing system). Whistleblowing system berguna mencegah dan menangani pelanggaran, penyuapan serta praktik kecurangan yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kode etik Perusahaan.

Whistleblowing system merupakan sistem yang dapat dijadikan media bagi pelapor untuk menyampaikan informasi mengenai pelanggaran yang diindikasi dilakukan oleh insan KPEI.

Jenis-jenis Pelanggaran

Jenis pelanggaran yang dapat dilaporkan dan ditindaklanjuti antara lain:

  1. Kecurangan (fraud); Fraud meliputi korupsi, asset missappropriation, dan Financial Statement Fraud.
  2. Perbuatan melanggar hukum (termasuk penggunaan kekerasan terhadap karyawan atau pimpinan, pemerasan, penggunaan narkoba, pelecehan, perbuatan kriminal lainnya);
  3. Perbuatan yang membahayakan keselamatan dan keamanan di lingkungan kerja;
  4. Penyuapan, baik memberi, menerima, menjanjikan, menerima janji, meminta atau menerima permintaan atas barang/jasa dengan maksud untuk membujuk / mempengaruhi supaya pihak penerima berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu dalam tugasnya, yang berlawanan dengan kewenangan atau kewajibannya (benturan kepentingan).

Mekanisme Pelaporan

Pelaporan dapat dilakukan melalui surat elektronik (email) yang khusus digunakan untuk penerimaan laporan. Dengan tujuan menjaga kerahasiaan pelapor dan mencegah keengganan pihak internal dan/atau eksternal untuk melaporkan pelanggaran email yang disampaikan hanya dapat diakses oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran. Diperbolehkan pelaporan secara anonymous namun wajib menyertakan kontak (disarankan menggunakan samaran) yang dapat dihubungi.

Teknis Pelaporan:

  1. Laporan dikirimkan melalui Formulir Laporan Pengaduan dan dikirimkan ke: wbs@idclear.co.id. Mencantumkan di Subject: WBS KPEI
  2. Jangan menggunakan email Perusahaan;
  3. Informasi kontak pelapor dengan mencantumkan nomor telepon atau email yang dapat dihubungi (disarankan menggunakan samaran);
  4. Isi Email:
    • File Laporan Pengaduan 
    • *.pdf dan diberi password
    • *.rar atau *.zip dan diberi password
    • *.rar atau *.zip menjadi lampiran email
    • Pastikan badan email kosong
  5. Panjang password minimal 9 karakter;
  6. Password harus terdiri dari kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka. Disarankan menambahkan spesial karakter;
  7. Password tidak menggunakan kata yang umum dan mudah ditebak oleh pihak lain, misalnya Password012, atau huruf-huruf dan angka-angka yang berdekatan pada keyboard misalnya: Qwerty123;
  8. Dilarang menggunakan hal-hal berikut ini sebagai bagian dari password:
    • Nama login dan sebagian dari nama login;
    • Akronim/singkatan dan kata-kata yang lazim atau pengejaan kata terbalik;
    • Nama orang, tempat atau tanggal lahir;
    • Bagian dari angka-angka yang mudah diingat seperti nomor telepon, nomor KTP, atau alamat rumah.

Jaminan Kerahasiaan

Untuk menjaga kerahasiaan pelaporan, email tersebut hanya dapat diakses oleh Tim Pengelola Pelaporan Pelanggaran (TPPP). KPEI senantiasa memberikan perhatian dengan serius atas setiap laporan, dan penanganan pelaporan dilakukan dengan asas kehati-hatian dan praduga tak bersalah.